O vendedor recebe a notificação de feedback do cliente (telefone, fax, e-mail, etc.), registra imediatamente as informações de feedback do cliente em detalhes e determina o lote do produto, quantidade, taxa indesejável, tempo de ocorrência, lugar, volume de vendas, etc.
O vendedor registrará as informações detalhadas no Formulário de Descrição de Informações de Reclamação do Cliente e as enviará ao Departamento de Qualidade para análise.